SISTEM INFORMASI RENTAL PERSEWAANVCD & DVD "VIDEO EZY"

Latar Belakang Berkembangnya teknologi informasi di Indonesia menuntut semua bidang usaha untuk menggunakan teknologi semaksimal mungkin untuk dapat meningkatkan kinerja di bidang pelayanan. Begitu juga dengan tempat penyewaan VCD dan DVD “Video Ezy”. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kebutuhan akan pentingnya informasi membuat tempat penyewaan VCD dan DVD menggunakan sistem informasi yang sudah cukup baik. Kelemahan yang ditimbulkan dengan tidak adanya proses komputerisasi sangatlah banyak. Mulai dari pndaftaran, kita bisa lihat, dengan tidak adanya database pelanggan kasir akan menulis ID customer yang cukup banyak. Apalagi bila ID customer ada yang hilang, maka kasir harus membuat lagi ID yang baru. Tak hanya itu, dengan tidak adanya komputerisasi, kasir akan kesulitan bila mencari nomor ID customer. Dan kasir juga dapat melakukan kesalahan dalam pemberian nomor ID customer yang sama. Kelemahan yang lain bisa kita lihat dari proses transaksi peminjaman. Dengan tidak adanya proses komputerisasi, customer akan kesulitan dalam pencarian koleksi. Bila tidak adanya proses komputerisasi, customer harus mencari letak koleksi yang dia inginkan. Dan customer tidak akan tahu apakah koleksi yang ia ingin pinjam masih ada stok-nya atau sudah habis terpinjam. Dan bila ada informasi tentang buku baru, customer tidak perlu mencarinya sendiri cukup melihat pada database koleksi yang telah disiapkan. Tak hanya itu kita bisa lihat dari segi pengembalian. Proses komputerisasi memiliki dampak yang cukup besar. Kasir akan mudah dalam mencari koleksi apa saja yang belum dikembalikan oleh customer. Dan kasir akan mudah dalam perhitungan denda yang diakibatkan pengembalian koleksi yang terlambat. Jadi, dengan proses komputerisasi, kasir yang bertugas tidak merasa direpotkan dalam pengecekan koleksi yang terpinjam. Dan kasir pun tidak perlu repot-repot dalam memberikan informasi, apakah koleksi yang dicari masih dipinjam customer lain atau stok masih ada. Dari segi pengadaan barang pun sistem komputerisasi sangatlah membantu dalam meringankan beban. Dari sistem komputerisasi kasir dapat melihat stok apa saja yang hilang karena tidak dikembalikan customer. Dan dengan adanya sistem komputerisasi kasir pun dapat membuat laporan kepada pemilik tentang laporan pemasukan dan pengeluaran dengan sangat mudah. Dan kasir dapat melihat koleksi apa saja yang perlu ditambah. Dan dengan proses komputerisasi kasir pun dapat melihat film-film terbaru dari supplier. Jadi proses pengadaan barang pun jadi sangat mudah. Banyak sekali dampak yang dapat ditimbulkan dari proses manual. Proses komputerisasi sangatlah meringankan beban, tidak hanya dari customer, namun kasir, supplier maupun pemilik pun sangatlah diuntungkan. Oleh sebab itu, saat ini proses komputerisasi sangatlah diinginkan. Rumusan Masalah Melihat dari latar belakang yang ada dapat kami rumuskan perumusan masalah, yaitu apa saja sistem yang terjadi disini dan bagaimana sistem tersebut berjalan. Rental ini membutuhkan sistem baru untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer yang membutuhkan informasi mengenai peminjaman dan koleksi yang akan dipinjam. Batasan Masalah Dari latar belakang yang ada, sistem informasi ini memiliki batasan masalah sebagai berikut : Pencatatan transaksi pendaftaran, peminjaman, pengembalian dan pengadaan koleksi, serta pembuatan laporan. Tujuan Adapun tujuan dari menganalisis dan mengembangkan sistem ini adalah: i. Untuk dapat mengetahui alur proses pendaftaran, peminjaman, pengembalian, pengadaan koleksi, untuk mengetahui database apa saja yang ada dan untuk mengembangkan alur proses yang ada guna mempersingkat waktu dan mempermudah peminjaman yaitu dengan adanya katalog dimana katalog ini mampu membantu customer untuk mencari koleksi yang diinginkan apabila tidak berhasil menemukan dalam pencarian manual (di rak). ii. Membantu kasir dalam memerikasa apakah buku yang dipinjam telah dikembalikan. iii. Membantu kasir dalam penghitungan denda dari customer iv. Membantu kasir dalam pencarian ID customer apabila kartu member hilang dan membantu kasir dalam memperkecil kesalahan dalam penomoran yang sama dalam kartu member. v. Membantu kasir dalam pembuatan laporan pemasukan dan pengeluaran. vi. Membantu kasir dalam memilih koleksi apa saja yang terbaru. vii. Pengontrolan dari pemilik terhadap rentalnya pun dapat dilihat dari sistem komputerisasinya saja tanpa harus turun tangan langsung ke rental. Prosedur Penyewaan : Penyewa harus membuat kartu membership untuk dapat menyewa dvd/vcd. Caranya adalah membawa fotocopy identitas diri ke outlet rental VIDEO EZY untuk mendaftarkan diri. Untuk mendaftarkan diri menjadi member, calon penyewa tidak ditarik biaya oleh rental VIDEO EZY. Setelah terdaftar menjadi member, penyewa dapat langsung menyewa dvd/vcd di rental VIDEO EZY.  Prosedur-prosedur dalam transaksi penyewaan VCD dan DVD Customer datang Customer menyerahkan ID card ke petugas Petugas menerima ID card customer Petugas menginputkan data customer berdasarkan ID card dan kode barcode pada kartu ke dalam komputer Komputer membuat member baru dan menyimpannya di dalam database Pelanggan Petugas mendapatkan kartu member berbarcode Kasir menyerahkan kartu member berbarcode dan ID card ke customer Customer mendapatkan kartu member berbarcode dan ID card-nya Customer memilih akan meminjam atau tidak Jika customer akan melakukan peminjaman, lanjut ke transaksi peminjaman Jika tidak, customer pulang Kasir mencetak laporan dari database Pelanggan Keluar laporan data pelanggan Kasir menyerahkan laporan data pelanggan ke pemilik Customer datang Customer memilih koleksi yang diinginkan pada rak secara manual Jika koleksi ada, customer menyerahkan koleksi dan nomor member ke petugas. Petugas akan mengecek nomor member dan data koleksi pada database koleksi dan database pelanggan. Komputer menampilkan data member di layar. Komputer melakukan proses transaksi dan menyimpannya ke database transaksi. Komputer menghitung biaya peminjaman. Customer menyiapkan data pembayaran dan menyerahkan ke petugas. Petugas mendapatkan data pembayaran Petugas menginputkan pembayaran ke dalam komputer. Komputer menyimpan pembayaran ke database transaksi dan mencetak struk. Keluar struk. Petugas menyerahkan struk dan koleksi pinjaman ke customer. Customer mendapatkan struk dan koleksi pinjaman. Customer pulang. Jika koleksi tidak ada, Customer mencari koleksi melalui katalog Customer menscan barcode pada kartu member Komputer mengecek pada database Pelanggan 1. Keluar laporan data pelanggan 2. Kasir menyerahkan laporan data pelanggan ke pemilik 3. Customer datang 4. Customer memilih koleksi yang diinginkan pada rak secara manual Jika koleksi ada, - customer menyerahkan koleksi dan nomor member ke petugas. - Petugas akan mengecek nomor member dan data koleksi pada database koleksi dan database pelanggan. - Komputer menampilkan data member di layar. - Komputer melakukan proses transaksi dan menyimpannya ke database transaksi. - Komputer menghitung biaya peminjaman. - Customer menyiapkan data pembayaran dan menyerahkan ke petugas. - Petugas mendapatkan data pembayaran - Petugas menginputkan pembayaran ke dalam komputer. - Komputer menyimpan pembayaran ke database transaksi dan mencetak struk. - Keluar struk. - Petugas menyerahkan struk dan koleksi pinjaman ke customer. - Customer mendapatkan struk dan koleksi pinjaman. - Customer pulang. Jika koleksi tidak ada, - Customer mencari koleksi melalui katalog - Customer menscan barcode pada kartu member - Komputer mengecek pada database pelanggan - Menu katalog tampil di layar - Customer menginputkan data koleksi yang diinginkan - Komputer mengecek data koleksi pada database koleksi - Data koleksi tampil di layar Jika koleksi didapat, o Customer menyerahkan data koleksi dan kartu member berbarcode ke petugas o Petugas mendapatkan data koleksi dan kartu member berbarcode o Petugas akan menscan barcode pada kartu o Petugas akan mengecek nomor member dan data koleksi pada database koleksi dan database pelanggan. o Komputer menampilkan data member di layar. o Komputer melakukan proses transaksi dan menyimpannya ke database transaksi. o Komputer menghitung biaya peminjaman. o Customer menyiapkan data pembayaran dan menyerahkan ke petugas. o Petugas mendapatkan data pembayaran o Petugas menginputkan pembayaran ke dalam komputer. o Komputer menyimpan pembayaran ke database transaksi dan mencetak struk. o Keluar struk. o Petugas menyerahkan struk dan koleksi pinjaman ke customer. o Customer mendapatkan struk dan koleksi pinjaman. o Customer pulang. 5. Petugas membuat laporan berdasarkan database transaksi 6. Keluar laporan 7. Petugas menyerahkan laporan ke pemilik 8. Customer datang 9. Customer menyerahkan koleksi pinjaman dan kartu member berbarcode ke petugas 10. Petugas menerima koleksi pinjaman dan kartu member berbarcode 11. Petugas memeriksa koleksi Jika ada kerusakan, - koleksi dianggap hilang dan customer terkena denda - komputer akan menghitung denda dan menampilkan di layar. - customer membayar denda ke petugas. - Petugas mendapatkan data pembayaran. - Petugas menginputkan pembayaran denda ke komputer dan komputer menyimpan transaksi ke database transaksi dan database pelanggan. - Petugas menanyakan apakah customer akan meminjam lagi atau tidak Jika meminjam, lanjut ke transaksi peminjaman Jika tidak meminjam, customer pulang Jika tidak ada kerusakan, ke proses selanjutnya 12. Petugas menginputkan nomor member 13. Komputer akan melakukan pengecekan ke database pelanggan 14. Komputer akan menampilkan data pelanggan Jika ada denda, - komputer akan menghitung denda dan menampilkan di layar. - customer membayar denda ke petugas. - Petugas menginputkan pembayaran denda ke komputer dan komputer menyimpan transaksi peminjaman ke database transaksi dan database pelanggan. Jika tidak ada denda, - petugas akan bertanya kepada customer apakah akan meminjam atau tidak. Jika meminjam, lanjut ke proses peminjaman Jika tidak, customer pulang 15. Petugas mencetak laporan dari database transaksi 16. Keluar laporan 17. Petugas menyerahkan laporan ke pemilik 18. Supplier menyerahkan list koleksi terbaru ke pemilik 19. Pemilik mendapatkan list koleksi terbaru 20. Pemilik memesan koleksi terbaru 21. Pemilik menyerahkan order koleksi ke supplier 22. Supplier mendapatkan order koleksi 23. Supplier menyiapkan pesanan 24. Supplier menyerahkan koleksi pesanan ke pemilik untuk diperiksa 25. Pemilik memeriksa koleksi pesanan Jika keadaan bagus - Komputer supplier akan menghitung biaya - Biaya tampil di layar - Pemilik menyiapkan data pembayaran - Pemilik menyerahkan data pembayaran ke supplier - Supplier mendapatkan data pembayaran - Komputer mencetak struk - Keluar struk - Supplier menyerahkan struk dan koleksi pesanan ke pemilik - Pemilik pulang Jika keadaan tidak bagus, - Pemilik menyerahkan koleksi pesanan ke supplier - Supplier mendapatkan koleksi pesanan - Pemilik pulang 26. Pemilik menyerahkan koleksi terbaru ke petugas 27. Petugas mendapatkan koleksi terbaru 28. Petugas menginputkan data koleksi terbaru ke komputer 29. Komputer menyimpan data koleksi terbaru ke database koleksi 30. Petugas mengatur koleksi pada rak koleksi terbaru Selesai Personil : Adapun personil yang terlibat dalam sistem informasi persewaan rental dvd/vcd VIDEO EZY adalah : -Penjaga rental -Security -Penyewa -Pemilik rental -Distributor dvd/vcd Peralatan : -Komputer -Printer -DVD Player -Poster -Rak Penyimpanan -Telepon / Fax Sistem Komputer : Sistem yang digunakan adalah software aplikasi rahasia berlisensi dari sebuah perusahaan komputer dari Australia.