ORGANISASI & BUDAYA ORGANISASI

1) Resume dasar-dasar pengorganisasian & apa inti dari organizing itu sendiri ? Organisasi merupakan naungan dimana sumber daya, kerjasama antar sumber daya diorientasikan melalui mekanisme tertentu untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Mekanisme agar kerjasama antar sumber daya mencapai efektifitas dan efisiensi itulah yang disebut pengorganisasian. Dengan demikian, Organisasi ialah wadah atau tempat dimana pengorganisasian dilakukan. Wadah dimaksudkan secara luas,yaitu, titik sama yang memasukan berbagai individu ke dalam kesatuan. Tanpa organisasi tidak mungkin ada pengorganisasian, pengorganisasian ada di dalam organisasi. Sepintas pengorganisasian adalah biasa dan lumrah dibicarakan. Yang tidak biasa adalah kenyataan sukarnya kualitas sempurna pengorganisasian dicapai. Hal tersebut, karena salah satu unsur yang termasuk sumber daya tidak lain manusia bahkan manusia dalam keberadaannya sangat vital. Unsur manusia jugalah penyebab kalang kabutnya kondisi negara kita dimana sebagian orang berteriak keras " Ubah sistem ..ubah sistem ". Apa yakin dengan merubah sistem itu efisien? dan kalau pun sistemnya dirubah, manusia jualah yang menjalankan. Sayangnya yang berjuluk manusia itu rakus sebagaimana ilmu ekonomi menyebut homo economicus. Kerakusan yang menjadi penyebab inti bekerjasama di dominasi kepentingan pribadi. Berbeda dengan ilmu ekonomi, manusia dijuluki ilmu manajemen sebagai homo oeconomicus yang senang bekerjasama. Kiranya dieklektikan, optimalisasi kualitas pengorganisasian dapat kita tempuh dengan cara mengelola manusia rakus sedemikian rupa hingga bekerjasama mencapai tujuan yang ditetapkan. Terdapat beberapa prinsip penting saat kita melakukan pengorganisasian. Prinsip-prinsip tersebut, tidak lain : tujuan yang tegas dan jelas, departementasi, pembagian tugas pekerjaan, adanya koordinasi, kesatuan komando, delegasi wewenang, luas jenjang pengawasan yang jelas, seimbang dan fleksibel. Keseimbangan antar prinsip digunakan sebagai pedoman pengorganisasian berbasis tujuan yang hendak dicapai. Pembicaraan tentang pengorganisasian pun tidak luput dari 5 unsur dalam mengkonstruksi organisasi,yaitu: struktur organisasi, tugas, orang, keputusan dan imbalan, situasi informal dan budaya. Kecocokan diantara 5 unsur demikian sangat diperlukan agar saling memperkuat dan menopang konsistensi. Setiap unsur konstruksi organisasi diserap kuat kualitas sempurna prinsip-prinsip pengorganisasian. Dengan demikian keberadaan organisasi menjadi patut dipertimbangkan oleh organisasi lain. Kualitas sempurna pengorganisasian merupakan sebuah dimensi penopang kehebatan organisasi. 2) Berikan contoh struktur organisasi, masing-masing satu dan jelaskan maksudnya ! Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan maka pencapaian tujuan perusahaan akan lebih terarah. Selain itu dengan struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya. Dalam menjalankan aktivitas usahanya, PT. TIFICO Tbk menerapkan struktur organisasi fungsional dimana organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu group. PT. TIFICIO Tbk mempunyai empat group yaitu group administrasi (Administrasi Group), group produksi (Production Group), group machinery (Machinery Group), ISO 9002 & 14000 Project. Adapun tugas dan tanggung jawab dari elemen organisasi pada PT. TIFICO Tbk secara singkat dapat dikemukakan sebagai berikut : •General Manager Manufacturing (GMM) Memimpin perusahaan dan bertanggung jawab terhadap seluruh kelangsungan hidup perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, GMM dibantu oleh empat divisi. •Division. Memimpin group dan bertanggung jawab atas beberapa departemen yang ada di bawahnya. Ada empat group dalam struktur organisasi PT. TIFICO Tbk, yaitu : group administrasi, group produksi, group machinery, dan ISO 9002 & 14000 Project Safety and Environmental Control Departement. Departemen ini bertugas memberikan pembinaan mengenai keselamatan kerja karyawan, membuat standar pakaian dan alat kerja sehingga dalam bekerja karyawan mendapatkan jaminan keselamatan dan apabila terjadi kecelakaan perusahaan akan bertanggung jawab, sepenuhnya dengan catatan ketika kecelakaan terjadi karyawan telah memakai pakaian dan alat keselamatan kerja sesuai standar perusahaan. Bertanggung Jawab atas keberlangsung kondisi lingkungan hidup akibat dampak dari aktivitas produksi perusahaan. Berkaitan dengan hal itu maka departemen ini mengawasi dan mencegah terjadinya polusi dan pecemaran, mengatur gas buang, mengolahan limbah dan emisi. •General Affair Departement adalah bagian umum yang bertanggung jawab atas : 1) Penyediaan sarana pakaian dan alat keselamatan kerja seperti sabuk pengaman ( safety belt ), topi ( helmet ), baju ( uniform ), sepatu anti setrum. 2) Menyediakan dan memelihara fasilitas kantin, Mushola, poliklinik, apotik, asrama, dan perumahaan ( dormitory and mess) karyawan. 3) Menentukan rumah sakit, dokter, apotek yang ditunjuk untuk pelayanan karyawan dan keluarganya. 4) Penyedian alat-alat tenaga kerja. 5) Pengawasan kesehatan karyawan. 6) Penyediaan air minum. 7) Penyediaan sarana transportasi antar jemput karyawan. 8) Serta fungsi sebagai humas, misalnya masalah eksternal perusahaan menangani jamsostek, menentukan Rumah Sakit yang dituju. •Personalia Departement Departement personalia bertanggung jawab atas ketenagakerjaan mulai dari rekruitment karyawan, penggajian, kenaikan jabatan (promosi), penilaian prestasi kerja, penghargaan karyawan secara langsung maupun tidak langsung, pengadaan keamanan (security) perusahaan. •Accounting Departememt Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan, adapun untuk mengaudit keuangan perusahaan dilakukan oleh tim audit dari luar perusahaan. 3) Apakah semua struktur cocok untuk semua organisasi ? Bedakan desain struktur yang satu dengan yang lain! Ada beberapa jenis struktur organisasi dan perusahaan harus memilih mana yang terbaik sesuai dengan kebutuhannya. -Struktur Tradisional Struktur ini berdasarkan fungsi divisi dan departemen. Ini adalah jenis struktur yang mengikuti aturan dan prosedur organisasi. Dicirikan dengan memberikan garis otoritas yang jelas di seluruh level manajemen. Jenis struktur dibawah struktur tradisional adalah : -Struktur Lini Adalah jenis struktur yang memiliki lini perintah yang sangat spesifik. Persetujuan dan perintah dari jenis struktur ini berasal dari atas ke lini yang bawah. Struktur ini sesuai untuk organisasi yang kecil seperti kantor akunting atau kantor hukum. Jenis struktur seperti ini memudahkan pengambilan keputusan, dan bersifat informatif. Mereka memiliki departemen yang lebih sedikit, yang membuat seluruh organisasi sangat desentralisasi. -Struktur Lini dan Staff Meskipun struktur lini sesuai untuk kebanyakan organisasi, khususnya organisasi yang kecil, tapi tidak efektif untuk organisasi yang lebih besar. Dimana struktur organisasi lini dan staff memainkan perannya. Lini dan struktur menggabungkan struktur lini dimana informasi dan persetujuan berasal dari atas ke bawah, dengan dukungan dan spesialisasi staf departemen. Stuktur organisasi lini dan staff lebih terpusat. Manajer lini dan staff memiliki otoritas pada bawahannya. Pada jenis stuktur organiasai ini, proses pengambilan keputusan menjadi lebih lambat karena lapisan dan panduan yang tipikal, dan jangan melupakan formalitas didalamnya. -Struktur fungsional Jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif . 4) Apa yang anda ketahui tentang budaya organisasi ? Pengertian Budaya Organisasi Dalam kehidupan masyarakat sehari-hari tidak terlepas dari ikatan budaya yang diciptakan. Ikatan budaya tercipta oleh masyarakat yang bersangkutan, baik dalam keluarga, organisasi, bisnis maupun bangsa. Budaya membedakan masyarakat satu dengan yang lain dalam cara berinteraksi dan bertindak menyelesaikan suatu pekerjaan. Budaya mengikat anggota kelompok masyarakat menjadi satu kesatuan pandangan yang menciptakan keseragaman berperilaku atau bertindak. Seiring dengan bergulirnya waktu, budaya pasti terbentuk dalam organisasi dan dapat pula dirasakan manfaatnya dalam memberi kontribusi bagi efektivitas organisasi secara keseluruhan. Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian budaya organisasi menurut beberapa ahli : a. Menurut Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Osborn (2001:391), budaya organisasi adalah sistem yang dipercayai dan nilai yang dikembangkan oleh organisasi dimana hal itu menuntun perilaku dari anggota organisasi itu sendiri. b. Menurut Tosi, Rizzo, Carroll seperti yang dikutip oleh Munandar (2001:263), budaya organisasi adalah cara-cara berpikir, berperasaan dan bereaksi berdasarkan pola-pola tertentu yang ada dalam organisasi atau yang ada pada bagian-bagian organisasi. c. Menurut Robbins (1996:289), budaya organisasi adalah suatu persepsi bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu. d. Menurut Schein (1992:12), budaya organisasi adalah pola dasar yang diterima oleh organisasi untuk bertindak dan memecahkan masalah, membentuk karyawan yang mampu beradaptasi dengan lingkungan dan mempersatukan anggota-anggota organisasi. Untuk itu harus diajarkan kepada anggota termasuk anggota yang baru sebagai suatu cara yang benar dalam mengkaji, berpikir dan merasakan masalah yang dihadapi. e. Menurut Cushway dan Lodge (GE : 2000), budaya organisasi merupakan sistem nilai organisasi dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara para karyawan berperilaku. Dapat disimpulkan, bahwa yang dimaksud dengan budaya organisasi dalam penelitian ini adalah sistem nilai organisasi yang dianut oleh anggota organisasi, yang kemudian mempengaruhi cara bekerja dan berperilaku dari para anggota organisasi. Sumber-sumber Budaya Organisasi Menurut Tosi, Rizzo, Carrol seperti yang dikutip oleh Munandar (2001:264), budaya organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: 1. Pengaruh umum dari luar yang luas Mencakup faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan atau hanya sedikit dapat dikendalikan oleh organisasi. 2. Pengaruh dari nilai-nilai yang ada di masyarakat Keyakinan - keyakinan dan nilai-nilai yang dominan dari masyarakat luas misalnya kesopansantunan dan kebersihan. 3. Faktor-faktor yang spesifik dari organisasi Organisasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam mengatasi baik masalah eksternal maupun internal organisasi akan mendapatkan penyelesaian-penyelesaian yang berhasil. Keberhasilan mengatasi berbagai masalah tersebut merupakan dasar bagi tumbuhnya budaya organisasi. Fungsi Budaya Organisasi Menurut Robbins (1996 : 294), fungsi budaya organisasi sebagai berikut : a. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain. b. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi. c. Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual seseorang. d. Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan. e. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan. Ciri-ciri Budaya Organisasi Menurut Robbins (1996:289), ada 7 ciri-ciri budaya organisasi adalah: 1. Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana karyawan didukung untuk menjadi inovatif dan mengambil resiko. 2. Perhatian terhadap detail. Sejauh mana karyawan diharapkan menunjukkan kecermatan, analisis dan perhatian terhadap detail. 3. Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen memfokus pada hasil bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut. 4. Orientasi orang. Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek pada orang-orang di dalam organisasi itu. 5. Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim-tim, ukannya individu. 6. Keagresifan. Berkaitan dengan agresivitas karyawan. 7. Kemantapan. Organisasi menekankan dipertahankannya budaya organisasi yang sudah baik. Dengan menilai organisasi itu berdasarkan tujuh karakteristik ini, akan diperoleh gambaran majemuk dari budaya organisasi itu. Gambaran ini menjadi dasar untuk perasaan pemahaman bersama yang dimiliki para anggota mengenai organisasi itu, bagaimana urusan diselesaikan di dalamnya, dan cara para anggota berperilaku (Robbins, 1996 : 289). Tipologi Budaya Menurut Sonnenfeld dari Universitas Emory (Robbins, 1996 :290-291), ada empat tipe budaya organisasi : 1. Akademi Perusahaan suka merekrut para lulusan muda universitas, memberi mereka pelatihan istimewa, dan kemudian mengoperasikan mereka dalam suatu fungsi yang khusus. Perusahaan lebih menyukai karyawan yang lebih cermat, teliti, dan mendetail dalam menghadapi dan memecahkan suatu masalah. 2. Kelab Perusahaan lebih condong ke arah orientasi orang dan orientasi tim dimana perusahaan memberi nilai tinggi pada karyawan yang dapat menyesuaikan diri dalam sistem organisasi. Perusahaan juga menyukai karyawan yang setia dan mempunyai komitmen yang tinggi serta mengutamakan kerja sama tim. 3. Tim Bisbol Perusahaan berorientasi bagi para pengambil resiko dan inovator, perusahaan juga berorientasi pada hasil yang dicapai oleh karyawan, perusahaan juga lebih menyukai karyawan yang agresif. Perusahaan cenderung untuk mencari orang-orang berbakat dari segala usia dan pengalaman, perusahaan juga menawarkan insentif finansial yang sangat besar dan kebebasan besar bagi mereka yang sangat berprestasi. 4. Benteng Perusahaan condong untuk mempertahankan budaya yang sudah baik. Menurut Sonnenfield banyak perusahaan tidak dapat dengan rapi dikategorikan dalam salah satu dari empat kategori karena merek memiliki suatu paduan budaya atau karena perusahaan berada dalam masa peralihan.