TEKTRONIX, Inc. : IMPLEMENTASI ERP GLOBAL & HASILNYA

Implementasi ERP di Tektronix berjalan dalam 5 tahap subproyek. Tahap pertama adalah implementasi sistem manajemen keuangan (Financials) dipimpin Garry Allen, direktur IT bagian keuangan. Tahap kedua hingga keempat adalah implementasi OMAR (Organizational Management/Accounts Receivable) di ketiga divisi Tektronix dipimpin oleh setiap direktur IT di masing-masing divisi. Tahap terakhir adalah implementasi secara global dipimpin Gordon. Financials akan diimplementasikan sejalan dengan implementasi OMAR di CPID. Proses implementasi pertama kali di lakukan di Amerika , dengan tujuan agar tim proyek dapat memperoleh dasar fungsionalitas sistem dalam sebuah negara sebelum akhirnya berlaku secara internasional dengan kompleksitasnya.

Implementasi secara global
Tim implementasi memperpanjang cara implementasi yang dibagi dalam beberapa gelombang. Gelombang pertama dilakukan di dataran Eropa, berawal dari implementasi di Belanda, menggunakan metode ‘big-bang’; mengimplementasikan ketiga divisional secara bersamaan. Kemudian dilanjutkan dengan mengimplementasikannya di dataran Amerika. Karena adanya perbedaan geografis antara Kanada, Meksiko dan Brazil dan kurangnya sinergi proses bisnis diantara ketiganya, maka Tektronix melakukan implementasi terhadap ketiga divisional itu secara bergiliran di setiap negara. Tantangan terbesar adalah proses implementasi di datara Asia/Pasifik, tim memulainya dari negara yang berbahasa inggris yaitu Singapura dan India. Mereka menghadapi kesulitan bahasa di Korea, Taiwan dan Hong Kong, namun ditemukan solusi yaitu dengan melakukan kostumisasi pada “mesin multi bahasa” sehingga dapat menerima dokumen dengan bahasa yang memiliki ‘byte ganda’. Gelombang terakhir adalah Australia yang memiliki bisnis proses yang jauh lebih matang dan sistem aturan yang kompleks. Implementasi secara global ke 23 negara ini menghabiskan kurang lebih 500 hari.

Hasil Implementasi
Tanpa perlu dipertanyakan lagi semua tim yang bertanggung jawab pada proses implementasi Oracle ERP di Tetronix merasakan bahwa waktu, usaha dan biaya yang dikeluarkan setimpal dengan hasil yang diperoleh. Contoh sederhana, waktu siklus untuk persetujuan kredit yang biasanya melebihi 24 jam kini secara virtual dapat dieliminasi, pengiriman di hari yang sama dengan proses order meningkat dari semula hanya 15% kini mendekati 75%. Dalam bagian keuangan, data yang terintegrasi mengijinkan analis keuangan melakukan pengecekan secara mendetail hingga ke beberapa level dari sebuah rekening, penutupan buku di akhir periode keuangan dapat terakselerasi sempurna. Bagi manajer, ERP memungkinkan adanya standarisasi bisnis proses dan informasi yang terintegrasi memudahkan pekerjaan mereka dalam hal pengambilan keputusan. Bahkan setiap pekerja secara personal merasakan adanya kenaikan efektifitas kerja, dahulu mereka memanfaatkan 90% waktu untuk mengumpulkan data dan 10% waktu untuk mengubah data menjadi informasi, namun kini pekerja dapat memanfaatkan waktu hanya 10% untun memperoleh akurat dan 90% sisa waktu digunakan untuk memikirkan bagaimana cara mengubahnya ke dalam suatu bentuk yang diinginkan pihak manajemen.
Walaupun begitu banyak hasil berguna yang diperoleh demi menyederhanakan kompleksitas perusahaan , namun tim juga tidak dapat menutup mata dari biaya yang digunakan sangat besar; Tektronix mengeluarkan kurang lebih $55 milyar untuk biaya perangkat lunak, internal dan pekerja kontrak. Tapi bagi Tektronix, biaya bukanlah fokus mereka yang utama. Pada akhirnya, tujuan akhir yang ingin dicapai perusahaan untuk dapat memberikan flesibilitas lebih dalam membuat bisnis baru atau menutupnya dapat diperoleh.